En forretningsorden er et lovpligtigt dokument, der skal sikre, at arbejdet i bestyrelsen foregår hensigtsmæssigt og på et oplyst grundlag - og det fungerer som et arbejdsredskab for bestyrelsen.
Forretningsorden Kommunalbestyrelsen
Kommunalbestyrelsens møder
§ 1. Kommunalbestyrelsens møder er offentlige. Kommunalbestyrelsen kan dog bestemme, at enkelte sager behandles for lukkede døre, jfr. lov om kommunernes styrelse § 10.
Stk. 2. Følgende sager skal medmindre kommunalbestyrelsen i det enkelte tilfælde beslutter noget andet behandles for lukkede døre:
Sager, hvis afgørelse forudsætter en bedømmelse af personlige forhold.
- Sager om køb og salg af faste ejendomme, hvor offentliggørelse kan skade private eller offentlige interesser herunder deres forretningsforhold.
- Overslag og tilbud vedrørende bygningsarbejder og leverancer, hvor offentliggørelse kan skade private eller offentlige interesser herunder deres forretningsforhold.
Stk. 3. Spørgsmålet om, hvorvidt en sag skal behandles for lukkede døre, skal forud behandles for lukkede døre, hvis dette bestemmes af kommunalbestyrelsen eller borgmesteren, jfr. lov om kommunernes styrelse § 10.
Stk. 4. Sager, der behandles for lukkede døre, foretages så vidt muligt sidst.
Stk. 5. Enhver har adgang til at overvære kommunalbestyrelsen offentlige møder under forudsætning af at det foregår i god ro og orden. Såfremt en tilhører forstyrrer forhandlingerne, kan borgmesteren udelukke den pågældende eller om nødvendigt samtlige tilhørere fra mødet. Borgmesteren kan reservere særlige pladser for pressens repræsentanter.
§ 2. Er et medlem forhindret i at deltage i et kommunalbestyrelsesmøde, meddeler han/hun borgmesteren dette inden mødets afholdelse. I beslutningsprotokollen anføres for hvert enkelt møde, hvilke medlemmer der har været fraværende.
Udsendelse af dagsorden og sagernes fremlæggelse
§ 3. Hvis et medlem senest 8 dage før et ordinært møde skriftligt har bedt om at få en sag behandlet, sætter borgmesteren sagen på dagsordenen ved førstkommende møde.
Stk. 2. Borgmesteren sikrer, at alle kommunalbestyrelsens medlemmer får tilsendt en dagsorden, senest 4 hverdage inden afholdelse af ordinære møder.
Stk. 3. Når en sag er optaget på dagsordenen på et ordinært møde, skal det nødvendige materiale til sagens behandling, medmindre det allerede er tilsendt medlemmerne, være tilgængeligt på rådhuset i mindst 3 hverdage inden mødet, heraf mindst 1 dag i tidsrummet kl. 18-20. En fortegnelse over sagerne skal samtidig være fremlagt.
Stk. 4. Ved indkaldelse til ekstraordinært møde orienterer borgmesteren i videst muligt omfang medlemmerne om de sager, der skal behandles på mødet.
Beslutningsdygtighed, mødeledelse og sagernes forelæggelse
§ 4. Kommunalbestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede.
Stk. 2. Borgmesteren, og i hans/hendes forfald, første (anden) næstformand leder kommunalbestyrelsen møder. Mødelederen beslutter, hvordan mødet skal afvikles og formulerer de punkter, der skal stemmes om.
Stk. 3. Enhver, der ønsker ordet, skal henvende sig til borgmesteren, der giver ordet til medlemmerne i den rækkefølge, de har begæret det. Hvis flere begærer ordet på én gang, bestemmer borgmesteren i hvilken rækkefølge de får ordet. Alene formanden må tale uden at rejse sig fra sin plads, og talerne må ikke afbrydes af andre end borgmesteren.
Stk. 4. Ethvert medlem skal efterkomme borgmesterens afgørelser om overholdelse af den fornødne orden. Når et medlem i samme møde to gange er kaldt til orden, kan Kommunalbestyrelsen efter borgmesterens forslag nægte ham ordet i resten af dette møde.
Stk. 5. Ethvert forslag under forhandlingerne rettes til borgmesteren. Hvis borgmesteren finder det hensigtsmæssigt, eller når det ønskes af 3 medlemmer, skal det sættes til afstemning, om en forhandling skal afsluttes.
Stk. 6. Borgmesteren kan lade spørgsmål, der henhører under hans afgørelse, afgøre af kommunalbestyrelsen.
§ 5. Sagerne behandles på mødet i den rækkefølge borgmesteren bestemmer, og han kan fravige den i dagsordenen angivne rækkefølge. Kommunalbestyrelsen kan dog, hvis 3 medlemmer ønsker det, sætte afgørelse om rækkefølgen for behandling af sager til afstemning.
Stk. 2. Ethvert medlem kan ved mødets begyndelse begære ordet til dagsordenen, herunder med henblik på at få behandlet, hvorvidt en sag skal overflyttes fra åbent til lukket møde eller omvendt.
§ 6. En sag behandles kun én gang, medmindre andet er bestemt i lovgivningen eller Kommunalbestyrelsen vedtager at behandle den to gange. Årsbudgettet skal behandles 2 gange, jfr. lov om kommunernes styrelse § 38.
Stk. 2. Ved 1. behandling stemmes ikke om en afgørelse af sagen, men kun om dens overgang til 2. behandling. Ethvert medlem har ret til at få ordet for at ytre sig om den foreliggende sag, inden der af Kommunalbestyrelsen træffes beslutning om sagens overgang til 2. behandling. Mellem 1. og 2. behandling skal der gå mindst 24 timer. Mellem 1. og 2. behandling af årsbudgettet skal dog gå mindst 3 uger, jfr. lov om kommunernes styrelse § 38.
Stk. 3. Når en sag undergives 2 behandlinger, skal dens dokumenter efter 1. behandling så vidt muligt fremlægges til eftersyn for medlemmerne eller cirkulere blandt disse.
Udvalg
§ 7. Hvis kommunalbestyrelsen finder, at en sag bør forberedes i et særligt udvalg, inden sagen behandles i Kommunalbestyrelsen, nedsættes et sådant udvalg med det antal medlemmer, som Kommunalbestyrelsen fastsætter i det enkelte tilfælde.
Stk. 2. Udvalget, der selv vælger sin formand, skal afgive en skriftlig betænkning til borgmesteren, som bringer den til kommunalbestyrelsesmedlemmernes kendskab i overensstemmelse med bestemmelserne i § 3.
Stk. 3. Kommunalbestyrelsen kan beslutte at henvise en sag, der ikke hører under et bestemt udvalgs forretningsområde, til et af de bestående udvalg.
Medlemmernes deltagelse i forhandlinger og afstemning
§ 8. Kommunalbestyrelsen træffer beslutning om, hvorvidt et medlems interesse i en sag er af en sådan karakter, at han/hun er udelukket fra at deltage i kommunalbestyrelsen behandling og afstemning om sagen. I bekræftende fald skal den pågældende under behandling og afstemning om sagen forlade lokalet. Kommunalbestyrelsesmedlemmet ikke er afskåret fra at deltage i Kommunalbestyrelsens behandling og afstemning om, hvorvidt vedkommende skal vige sit sæde under den pågældende sags behandling.
Stk. 2. Et medlem skal underrette kommunalbestyrelsen, hvis der foreligger forhold, der kan give anledning til tvivl om hans/hendes habilitet.
§ 9. Medlemmerne kan kun deltage i Kommunalbestyrelsen afstemninger, når de deltager i mødet.
Afstemninger, ændrings- og underændringsforslag
§ 10. Afstemning sker ved at medlemmerne rejser sig. Det tilkendegives, hvem der stemmer for, hvem der stemmer imod og hvem der undlader at stemme.
Stk. 2. Alle beslutninger tages ved stemmeflerhed, medmindre andet er bestemt i lovgivningen.
Stk. 3. Skønner borgmesteren, at en sags udfald er så sikkert, at afstemning vil være overflødig, meddeler han dette med angivelse af sin opfattelse af sagens afgørelse. Hvis ingen medlemmer herefter forlanger afstemning, kan borgmesteren erklære sagen for afgjort i overensstemmelse med det af borgmesteren anførte.
Stk. 4. Valg foregår ved skriftlig afstemning på stemmesedler, der tilvejebringes og udleveres af borgmesteren. Finder borgmesteren det sandsynligt, at byrådet vil vælge eller genvælge en bestemt kandidat, kan han stille forslag om, at den pågældende vælges uden skriftlig afstemning. Hvis ingen medlemmer herefter forlanger afstemning, er den foreslåede kandidat valgt.
§ 11. Ændrings- og underændringsforslag kan fremsættes, så længe afstemning ikke er påbegyndt, og behøver ikke at fremsættes eller forbeholdes under 1. behandling af en sag, der skal behandles 2 gange, jfr. dog stk. 2.
Stk. 2. Kommunalbestyrelsen kan med hensyn til sager, som undergives 2 behandlinger, beslutte at sætte en frist for fremsættelse af ændringsforslag og/eller underændringsforslag. I så fald kan der ikke fremsættes ændringsforslag efter fristens udløb, medmindre et flertal i kommunalbestyrelsen stemmer for det.
Stk. 3. Hvis ændrings- og/eller underændringsforslag ikke er bragt til medlemmernes kendskab før 2. behandling, orienterer borgmesteren ved forhandlingens begyndelse om indkomne ændringsforslag, hvis de da foreligger. Borgmesteren bestemmer, i hvilken rækkefølge der skal stemmes over ændringsforslagene, men således, at afstemningen om disse sker før afstemningen om hovedforslaget.
Stk. 4. Forslag om nedsættelse af udvalg, om en sags henvisning til et tidligere nedsat udvalg eller til fortsat behandling i et udvalg, kan fremsættes, så længe afstemning om sagen ikke er begyndt. Hvis der fremsættes forslag efter at forhandlingerne om sagen er begyndt, standses disse, hvorefter kommunalbestyrelsen afgør spørgsmålet om udvalgsbehandling.
Flertalsvalg
§ 12. Ved flertalsvalg er den kandidat valgt, der opnår absolut flertal af de afgivne stemmer. Opnås sådant flertal ikke ved første afstemning, foretages ny afstemning. Opnår en kandidat heller ikke ved denne afstemning absolut flertal, foretages bundet valg mellem de to, der ved anden afstemning har fået flest stemmer, således at der ved stemmelighed afgøres ved lodtrækning, på hvilke to der ved det bundne valg (tredje afstemning) skal stemmes. Står stemmerne lige ved tredje afstemning, træffes afgørelsen ved lodtrækning, der foretages af borgmesteren.
Stk. 2. Ved kommunale ansættelsessager foretages valget mellem flere ansøgere på den i stk. 1 angivne måde.
Forholdstalsvalg
§ 13. Kommunalbestyrelsens valg af to eller flere medlemmer til udvalg, kommissioner, bestyrelser og lignende foretages som forholdstalsvalg.
Stk. 2. Forholdstalsvalg foretages efter følgende regler: Kommunalbestyrelsens medlemmer deles i de grupper, som medlemmerne har meddelt borgmesteren, at de stemmer sammen i ved det pågældende valg. Hver gruppes medlemstal deles med 1, 2, 3 osv. De herefter fremkomne kvotienter angiver den rækkefølge, de enkelte grupper kan vælge deres repræsentanter i. Er to eller flere kvotienter lige store, afgøres rækkefølgen ved lodtrækning, der foretages af borgmesteren. Når det antal repræsentanter, der tilkommer de enkelte grupper, er bestemt, skal grupperne straks meddele borgmesteren, hvilke personer der udpeges til de opnåede
pladser. Giver en gruppe afkald på sin ret til at få en eller flere repræsentanter, fordeles disse pladser mellem de andre grupper på den ovenfor angivne måde.
Stk. 3. Skal valg af medlemmer til udvalg, kommissioner, bestyrelser og lignende foretages både blandt medlemmer og ikke-medlemmer af kommunalbestyrelsen, foretages valget af samtlige de med-lemmer, kommunalbestyrelsen skal vælge, under ét. Grupperne kan i den rækkefølge, som mandaterne tilfalder dem, udpege medlemmer eller ikke-medlemmer indtil den ene eller den anden art af pladserne
er besat.
Stk. 4. Ved kommunalbestyrelsen valg af medlemmer til udvalg, kommissioner, bestyrelser og lignende, hvor borgmesteren skal have sæde, regnes borgmesterens plads som den ene af de pladser, der kan tilkomme den gruppe inden for kommunalbestyrelsen, til hvilken borgmesteren hører.
Stk. 5. Hvis et medlem af et udvalg, en kommission, en bestyrelse eller lignende udpeges af kommunalbestyrelsen i enighed eller uden afstemning, skal der samtidig træffes bestemmelse om, hvilken gruppe der ved ledighed skal besætte den pågældende plads, jfr. stk. 6.
Stk. 6. Udtræder et medlem i valgperiodens løb af et udvalg, en kommission, en bestyrelse eller lignende, hvori han er indvalgt af en bestemt gruppe i Kommunalbestyrelsen, besættes den ledige plads af samme gruppe.
Beslutningsprotokol m.v.
§ 14. Kommunalbestyrelsens beslutninger indføres under møderne i beslutningsprotokollen af kommunalbestyrelsen sekretær. Borgmesteren tilkendegiver, hvad der skal indføres.
Stk. 2. Ethvert medlem kan forlange sin afvigende mening kort tilført beslutningsprotokollen og i sager, der skal fremsendes til anden myndighed, kræve, at denne samtidig gøres bekendt med indholdet af protokollen. Hvis det pågældende medlem ved sagens fremsendelse ønsker at vedlægge en begrundelse for sit standpunkt, skal han/hun meddele dette til borgmesteren, der fastsætter en frist for aflevering af begrundelsen.
Stk. 3. Beslutningsprotokollen skal ved hvert mødes afslutning, efter at det tilførte er oplæst, underskrives af samtlige medlemmer, der har deltaget i mødet. Medlemmerne kan ikke med henvisning til deres stemmeafgivning eller andre grunde afslå at underskrive protokollen.
Spørgsmål vedrørende forretningsordenens forståelse
§ 15. Ethvert medlem er forpligtet til foreløbig at rette sig efter borgmesterens afgørelse med hensyn til forståelsen af forretningsordenens bestemmelser, men spørgsmålet kan sættes på dagsordenen på det førstkommende kommunalbestyrelsesmøde.
Ændringer i forretningsordenen
§ 16. Denne forretningsorden træder i kraft 17. februar 2022 for Kommunalbestyrelsen i Jammerbugt Kommune.
Ændringer i og tillæg til forretningsordenen skal behandles i to ordinære kommunalbestyrelsesmøder.
Forretningsordenen er godkendt af kommunalbestyrelsen 26. januar 2022 og 17. februar 2022.
